Dématérialisation des factures : mode d’emploi

Le sujet de la dématérialisation des factures est régulièrement d’actualité dans les médias. Elle devient petit à petit une réalité pour les petites et moyennes entreprises (PME). Mais quelle est la meilleure façon d’utiliser la facturation électronique ? Quels en sont les avantages ? Comment s’y prendre ? Voici les principales choses à savoir sur la dématérialisation des factures pour en tirer profit dans votre entreprise.

1. La dématérialisation, une obligation légale pour les TPE et PME à partir de 2024

Depuis 2021, l’état a engagé une réforme qui permettra de généraliser l’e-invoicing et l’e-reporting à toutes les entreprises (vous pouvez consulter le détail ici).

Cette réforme devrait permettre :

  • De simplifier la déclaration de la TVA,
  • De mieux détecter les fraudes,
  • De connaître en temps réel l’activité des entreprises.

 

E-invoicing, e-reporting : de quoi parle-t-on ?

L’e-invoicing est l’utilisation de factures électroniques normées pour la vente de biens et de services entre professionnels (B2B). Ce type de factures est d’ores et déjà obligatoire pour les factures entre l’État et ses fournisseurs, par le biais de la plateforme Chorus Pro.

L’e-reporting concerne la vente aux particuliers. Il consiste à transmettre certaines informations à l’administration par le biais des plateformes de dématérialisation.

À terme, toutes les entreprises auront donc l’obligation de passer :

  • Soit par une plateforme de dématérialisation partenaire,
  • soit directement par le portail public de l’administration pour l’envoi de leurs factures.

Voici le calendrier prévu :

  • Dès le 1er juillet 2024, les entreprises devront accepter les factures électroniques de leur fournisseur dans un format conforme et être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité.
  • À partir de janvier 2026, les TPE et PME devront émettre des factures électroniques conformes et les transmettre automatiquement à leur client sur la plateforme de leur choix. Les documents originaux, émis et reçus, devront être stockés dans un coffre-fort numérique.

Le portail public de l’administration permettra de transmettre, ou saisir gratuitement en ligne les factures. Les plateformes partenaires connectées à ce système offriront des services complémentaires, comme l’archivage légal obligatoire des documents, ou la gestion des relances.

2. Les avantages de la dématérialisation

S’il s’agit d’une nouvelle contrainte qui semble profiter principalement à l’état, les avantages de la dématérialisation sont bien réels pour toutes les entreprises :

  • La dématérialisation entraîne une réduction des coûts, en particulier d’affranchissement, et permet de gagner du temps dans l’édition et l’envoi des factures.
  • Second point positif, envoyer ses factures par e-mail permet de les faire parvenir plus rapidement à ses clients et réduire sensiblement les délais de paiement pour améliorer sa trésorerie.
  • Enfin, il sera beaucoup plus rapide d’effectuer sa déclaration de TVA car elle sera automatiquement préremplie, et d’avoir accès en temps réel à un tableau de bord pour piloter son entreprise.

3. Quand les limites deviennent des opportunités

En ce qui concerne les factures fournisseurs, vous avez sûrement remarqué que de plus en plus de factures de vos fournisseurs ne sont plus uniquement par e-mail, mais à télécharger en ligne.

Le gain de temps apparaît alors moins évident, surtout quand il s’agit de se connecter aux différentes plateformes pour récupérer les factures mensuelles d’eau, d’électricité, d’opérateur mobile…

Pourtant des solutions existent pour simplifier et automatiser la collecte des factures fournisseurs récurrentes dès aujourd’hui.

Passer à la dématérialisation des factures est une réelle opportunité pour vous faire gagner du temps et améliorer votre rentabilité.

3. Automatiser la collecte des factures, comment ça marche ?

La collecte des factures est un processus long et fastidieux. Pour la rendre plus facile, et éviter les risques d’erreur, les logiciels de précomptabilité permettent d’automatiser en grande partie la saisie et le rapprochement des pièces comptables.

Ces logiciels se connectent aux plateformes pour rapatrier automatiquement les factures dans votre coffre-fort numérique. Grâce à un outil de reconnaissance des caractères, les données figurants sur ces factures sont automatiquement enregistrées, sans saisie manuelle de votre part. Il ne reste qu’à vérifier et valider ces informations pour qu’elles soient transmises en comptabilité.

4. Quel logiciel d’e-invoicing ou d’e-reporting choisir ?

Quel que soit le logiciel de facturation et de comptabilité utilisé dans votre entreprise, Armor Informatique vous conseille et configure pour vous la solution la plus adaptée :

SAGE par exemple a développé sa propre solution intégrée : Le module Sage Automatisation Comptable permet de dématérialiser le traitement de vos factures fournisseurs.

EBP se connecte à la solution DEXT, qui collecte, centralise et automatise la gestion de vos factures.

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